Digitalisasi Dokumen
Adalah proses transformasi dokumen fisik menjadi format digital secara elektronik, yang meliputi berbagai jenis dokumen, seperti surat elektronis, dokumen teks, gambar, video dan data lainnya.
Jaman yang terus mengalami perkembangan teknologi, tuntutan percepatan dibuat untuk kemudahan suatu sistem pekerjaan, sistem penggunaan dokumen konvensional kini bergeser menjadi soft file.
Dokumen penting kini tidak hanya tercetak pada selembar kertas saja, namun dapat berupa dokumen secara elektronis, karena disamping lebih efisien dalam pengoperasiannya juga mengurangi penggunaaan kertas fisik (paperless).
Proses alih media dari hard copy ke soft file ini menggunakan peralatan pemindai atau scanner, yaitu sebuah alat yang mampu menyalin dan merekam sebuah obyek untuk ditransfer ke komputer, data digital itu kemudian diterjemahkan menjadi berbagai macam format file seperti pdf, jpeg, png, tiff, txt, dll.
Manfaat File Digital
Instansi, perusahaan atau pribadi, pastinya memiliki sejumlah dokumen, selain bermanfaat sebagai sumber keterangan atau catatan informasi, dokumen juga merupakan alat bukti kuat di dalam hukum. dokumen otentik juga mempunyai nilai sejarah dari sebuah peristiwa.
Keberadaan akan pentingnya dokumen arsip fisik ini membuat banyak pihak yang memilikinya melakukan berbagai cara pengamanan untuk mengantisipasi segala kemungkinan, salah satu cara yang efektif melalui modernisasi arsip, yaitu menjadikan arsip fisik ke dalam bentuk digital, tentu ini sebuah langkah yang tepat. karena banyak manfaat yang didapat dari arsip digital yaitu :
1. Praktis Ruang Penyimpanan : cukup dengan media storage seperti flashdisk, harddisk atau media penyimpanan virtual seperti cloud.
2. Memudahkan Mencari : dengan sistem pencarian canggih yang terdapat di sistem aplikasi, pengguna dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga mampu menghemat waktu.
3. Mencegah Kerusakan : mengurangi resiko yang timbul akibat faktor alami, seperti pelapukan kertas, hama seperti rayap, atau penyebab tak terduga lainnnya (force majeure) seperti kebakaran, kebanjiran, dll.
4. Data Terlindungi : memberikan kata sandi pada file dokumen, atau membuat enkripsi data berupa kode, agar pihak lain tidak mudah membacanya, sehingga data selalu mempunyai privasi pengamanan dari akses yang tidak sah.
5. Memudahkan berbagi : dapat mudah dibagikan melalui email, media sosial, cloud, google drive, juga mampu mengunduh, memodifikasi, mencetak secara cepat dimanapun dan kapanpun.
Hanya saja bila proses pekerjaan pemindaian dokumen yang masif ini dilakukan sendiri oleh karyawan perusahaan/instansi tersebut, tentunya akan sangat mengganggu rutinitas sehari hari karyawan, sehingga produktivitas kerja dapat mengalami penurunan, dan berujung tidak tercapainya target yang dharapkan.
Menyikapi hal ini kami pijar solusindo selaku penyedia jasa scan arsip buku dan foto menawarkan penyelesaian permasalahan ini. dengan peralatan dan tim yang kami miliki, kami siap membantu perusahaan maupun perseorangan melakukan pemindaian dokumennya.
Alur Pekerjaan Pemindaian
1. SERAH TERIMA DOKUMEN
Diawali dengan penyerahan dokumen yang akan discanning, serah terima dokumen ini bisa dengan diantar secara langsung, dikirim melalui jasa kurir atau kami yang harus datang ke lokasi user dan melakukan pekerjaan scanning di kantor user, ini biasanya dikarenakan dokumen tidak bisa keluar dari lokasi kantor user karena pertimbangan faktor kerahasiaan dan keamanan.
2. PEMILAHAN DOKUMEN SEBELUM SCANNING
Pemilahan berkas apabila sebelumnya berada di bok kardus, odner, map, filing cabinet, maka kami pisahkan terlebih dahulu, sesuai jenis, urutan, atau tahun arsip. Kemudian mencatat apabila ada ketidaksesuaian dokumen untuk segera dilaporkan ke user. Tahapan manual selanjutnya untuk mempermudah berlangsungnya proses scanning adalah dengan :
- Mengecek dokumen yang robek atau terlipat.
- Melepas hekter, klip penjepit kertas atau ring yang ada pada bundel sebuah dokumen.
- Membersihkan dokumen apabila kondisinya kotor dan berdebu.
3. PROSES SCANNING
Setelah pemilahan dokumen selesai. maka dilakukan proses scanning menggunakan mesin scanner, yang spesifikasinya menyesuaikan kondisi dokumen itu sendiri. namun sebelumnya dilakukan pengaturan pada :
- Pemilihan bidang yang dipindai
- Penentuan resolusi.
- Pengaturan warna dan pencahayaan.
- Pemilihan format file yang akan dihasilkan.
4. VALIDASI DAN INDEXING
Proses validasi dan indexing merupakan bagian dari quality control hasil scan, dengan melakukan berbagai macam pengecekan dan menganalisa data, seperti : pengecekan kualitas hasil, akurasi, pengurutan halaman, pelacakan file, pencocokan nama file, penandaan file tertentu, rekapitulasi file dan sebagainya. proses ini bisa dilakukan dalam beberapa tahap agar menghasilkan sebuah database yang terintegrasi dengan aplikasi yang ada.
5. SIMPAN & UPLOAD DATA
Setelah pengecekan hasil scanning selesai, dokumen akan kami simpan sebagai backup dalam harddisk, lalu kami kirimkan melalui email, google drive atau cloud, user dapat mengecek terlebih dahulu hasil scan tersebut dan memberitahukan kepada kami apabila ada hasil yang tidak sesuai, agar kami segera melakukan perbaikan kembali seperti yang diharapkan.
6. MERAPIKAN KEMBALI DOKUMEN FISIK
Setelah user menyatakan bahwa hasil pekerjaan scanning sudah valid, maka berkas yang telah selesai scanning dilakukan penataan kembali seperti semula dan siap diserah-terimakan kepada user.
